„Wir wollen noch produktiver werden".

Seit 50 Jahren am Markt, gehört Kaffee Partner zu den „Hidden Champions" im Markt für Office Coffee Service. Der neue CEO Jörg Baumgart über die Wachstumsstrategie, den Standort Osnabrück und warum nachhaltiger zu agieren ein langer Prozess ist.

Lieber Herr Baumgart, zu Ihrem Einstieg im vergangenen Herbst hieß es, „die formulierten strategischen Ziele weiterzuverfolgen". Was ist damit gemeint?

Das Wachstum war in den letzten Jahren mit den ausklingenden Pandemiebeschränkungen gut und profitabel. Die Jahre 2020/21 waren stabil. Seit 2022/23 geht es deutlich bergauf. Diese Entwicklung soll ausgebaut und gestärkt werden. Für dieses Jahr lauten die Ziele: verstärkte Neukunden-Akquise und Bestandskunden dauerhaft binden. Dazu gehört etwa, Maßnahmen und Services für mehr Kundenzufriedenheit weiterzuentwickeln. An allen Kundenkontaktpunkten sollen Kommunikation und Leistung verbessert werden.

Vierzig Jahre lang war Kaffee Partner ein Familienunternehmen – mit wachsendem Einfluss fremder Investoren. Seit 2015 sind nur noch Schweizer Investoren am Start. Kommen von dort konkrete Vorgaben? Zusammen mit unserem Beirat sind wir aufgefordert, uns als Unternehmen ehrgeizige Ziele zu setzen. Angepeilt ist ein Umsatzwachstum von 5 bis 10 Prozent. 2023 waren die Ziele zum Beispiel recht ambitioniert – und wurden deutlich übertroffen. Das 2. Halbjahr war noch besser als das 1. In diesem Jahr sind wir bereits sehr zufrieden mit dem Start. Zudem formulieren wir gerade unsere Nachhaltigkeitsagenda. Hierzu wird der erste ESG-Bericht zu Environmental Social Governance umgesetzt.

Mit der Corporate Sustainability Reporting Directive, kurz CSRD, verlangt die EU künftig von nahezu allen Unternehmen einen Nachhaltigkeitsbericht. Dafür müssen ökologische, soziale und rechtliche Faktoren dargelegt werden. Welche Aspekte fließen in Ihr Nachhaltigkeitsmanagement ein? Vieles setzen wir schon um. Wir bieten zum Beispiel traditionell nur Kaffeebohnen an, keine Kapseln. Im Herbst haben wir eine Kaffeemaschine lanciert, die mit Induktionstechnologie deutlich energieeffizienter und schneller heizt. Grundsätzlich nehmen wir alle Geräte zurück, nehmen sie komplett auseinander, tauschen Verschleißteile aus und bieten einen Teil davon als Gebrauchtgeräte im Markt an. Schwierig zu beschaffen sind noch Recyclingkunststoffe als Rohmaterial, um keine neuen Ressourcen zu verbrauchen. Langfristiges Ziel ist es natürlich, den Materialkreislauf zu schließen.

Wie nachhaltig sind Kaffee & Co, die Sie anbieten? Wir haben Bio- und Fairtrade-Produkte im Portfolio, registrieren jedoch verhältnismäßig wenig Nachfrage. Fairtrade wird aktuell im einstelligen Prozentbereich abgesetzt, ähnlich sieht es bei den Bio-Qualitäten aus. Doch beide Segmente wachsen definitiv. Je mehr und leichter Bio und Fairtrade im Einzelhandel zu finden sind, desto mehr steigt die Nachfrage von Unternehmen, die ihrerseits vor allem die Wünsche ihrer Beschäftigten erfüllen und sie verwöhnen möchten.

Vegan zum Beispiel ist noch eine Nische. Dennoch sind wir meines Wissens die Ersten, die Kakao inklusive Topping vegan aus der Maschine servieren können. Die Evolution unseres Portfolios ist, wie gesagt, nachfrageabhängig und die Kunden sind nicht immer experimentierfreudig. Was schmeckt und gut ankommt, wird lieber nicht infrage gestellt. Das bestätigen die Verkostungen mit Kunden immer wieder.

Wie sieht es bei Wasser aus? Mich begeistert, dass immer mehr Menschen und Unternehmen verstehen, wie unsinnig es ist, Trinkwasser in Flaschen herumzufahren. Sprich, das Segment Wasserspender wächst enorm. Nicht zuletzt in Kitas und Schulen, die immer mehr Mensen einrichten. Kaffee Partner hat mit Welltec 1998 die ersten Wasserspender angeboten. Wir sind eines der wenigen Unternehmen, die beides anbieten: Wasserspender und Automaten für Heißgetränke.

Kaffee Partner hat 2023 sein 50-jähriges Bestehen gefeiert. 2012 ist das Unternehmen in einen spektakulären Neubau eingezogen ...... ja, und hat damals schon auf neue Arbeitsmodelle gesetzt. Das Gebäude mit Gründächern im neu entwickelten Gewerbegebiet und städtischer Wärmeversorgung zahlt auf unsere Unternehmenswerte Teamgeist und Offenheit ein. Luft und Licht, einsehbare Büros mit offenen Türen und gläsernen Fronten, kommunikative Sitzecken auf allen Etagen. Mobiles Arbeiten passt zu unserer Unternehmenskultur. Die Belegschaft ist bunt über die Generationen hinweg gemischt: erfahrene und treue Mitarbeiter sowie auch viele junge, deren Impulse wahrgenommen und geschätzt werden.

Seit meinem Start im November habe ich gelernt, dass viel und dynamisch nach vorne gedacht wird.

Ist Osnabrück ein guter Standort, um Mitarbeiter zu finden und zu binden? Ich bin noch in der Kennenlernphase und sehe täglich Menschen mit strahlenden Augen. Osnabrück gehört zu den lebenswertesten Städten, ist universitär geprägt. Ein gutes Umfeld für unsere Entwicklung und die Personalakquise. All das spüre ich im Unternehmen. Junge Leute kommen auf uns zu und fragen nach Möglichkeiten für ein Duales Studium. Dieses Interesse fällt nicht vom Himmel. Wir haben ein gutes HR-Team.

Ich beobachte, wie sich insgesamt in Deutschland die Unternehmenskultur wandelt: Das stark betriebswirtschaftlich geprägte Denken im Management der vergangenen Jahrzehnte hat zu vielen Fehlentwicklungen geführt, deren Auswirkungen wir heute spüren. Ich halte dagegen den volkswirtschaftlichen Blick für sehr wertvoll. Auch hier kommen viele Denkanstöße von jungen Menschen. Kaffee Partner setzt gezielt Projekte auf, die gerade vom Input der Jungen im Unternehmen leben. Das ist zukunftsorientiert und eben gesamtvolkswirtschaftlich sinnvoll im Ansatz. Eben nachhaltig.

Kaffee Partner wächst also nicht nur beim Umsatz, sondern auch personell. Wird es dann eng im Haus? 2019 wurde über einen weiteren Bauabschnitt nachgedacht. Dann kam Corona. Durch das heute geübte mobile Arbeiten haben wir nun noch genügend Platz. Allerdings fehlt uns eine eigene Kantine. Viele bringen sich etwas mit oder nutzen die Angebote in der Nachbarschaft. Unser Eingangsbereich ist sehr einladend gestaltet, verbindet Verwaltung, Lager und Produktion. Dort genießen viele ihre Mittagspause, verabreden sich. Mikrowellen zum Aufwärmen sind vorhanden.

Wie ist Kaffee Partner durch Pandemie und Lieferkettenkrise gekommen? Die gesamtwirtschaftlichen Verwerfungen waren natürlich zu spüren. Wir hatten jedoch selbst keine größeren Ausfälle. Unsere Handelsgeräte werden ausschließlich in Europa gefertigt und wir montieren hier vor Ort. Einzig Mikrochips beziehen wir aus Fernost. Durch Homeoffice ging der Kaffeekonsum zunächst zurück, wir sahen hier aber eine deutliche Erholung im Nachgang. Die Pandemie nahmen wir zum Anlass, uns zu verbessern. Wir wollen unsere „Operational Excellence" steigern; Kosten zu reduzieren, wird uns zukunftsfähig machen. Und wir wollen noch produktiver werden.

Wie wollen Sie dieses Ziel erreichen? Uns helfen eingesetzte Technologien, z.B. um Außendienst-Routen besser zu planen, Staus zu umgehen und womöglich bessere Routen zu identifizieren. Das spart wertvolle Fahrt- und Arbeitszeit, aber auch Spritkosten, und vermeidet klimarelevante Emissionen. Als schönen Nebeneffekt steigert es parallel die Mitarbeiter- und letztlich auch die Kundenzufriedenheit. Zudem überarbeiten wir unsere Zusammenarbeit mit Servicedienstleistern. Auch im Ausland arbeiten wir mit eigenen Teams, um unsere Kunden bestmöglich zu betreuen. Gelungener After-Sales ist einer der wesentlichen Faktoren für hohe Kundenzufriedenheit.

Haben Sie im Zuge der Pandemie neue Instrumente oder Absatzwege erschlossen? Ein effektives Instrument ist der professionalisierte Webshop für einfache, nicht erklärungsbedürftige Produkte. Kunden sollen mit maximal drei Klicks Produkte bestellen können. Das hilft uns und unseren Kunden. Gerade haben wir unseren ersten Chatbot für eine intuitive Customer Journey durch den Webshop lanciert. Das Online-Einkaufsportal optimiert dabei das Cross Selling per Algorithmus. Während Gespräche zeitintensiv sind und fehleranfällig – beide Gesprächspartner haben nicht alles Zubehör und Komplementärprodukte im Blick –, schlägt die KI weitere geeignete oder auch notwendige Produkte vor. Der Kunde erhält mit einem Kontakt alles, was er braucht, und ist am Ende zufriedener. Kein zweiter Anruf, kein zweiter Website-Aufruf. Nur eine Rechnung und ein automatisierter Rechnungsworkflow.

Wer sind Ihre Kunden, welches sind Ihre stärksten Märkte? Rund 85 Prozent unseres Umsatzes machen wir in Deutschland, 2013 kam Österreich hinzu, 2015 die Schweiz. Hauptkundengruppen sind kleinere und mittlere Unternehmen in Selbstverwaltung sowie zunehmend Schulen und Hochschulmensen. Ebenso gehören Wiederverkäufer wie Bäckereien und die Gastronomie zu unseren Kunden.

Ist denn eine weitere geografische Expansion angedacht? Unser derzeitiger Fokus liegt auf dem Markt der D-A-CH-Region. Derzeit sind keine zusätzlichen Märkte in unserer unmittelbaren Planung vorgesehen. Dennoch sind wir offen für zukünftige Chancen und schließen keine Optionen aus.

Welche Produkt-Innovationen sind noch denkbar? Woran arbeitet Kaffee Partner? Hygiene ist eines unserer Forschungsfelder. Bei der Nutzung in Selbstbedienung muss die Hygiene einwandfrei sein. Unsere Techniker arbeiten mit Partnern an UV-Licht und Filtern am Auslass, damit Keime keine Chance haben. Prinzipiell definieren wir uns am Markt als Qualitätsanbieter, nicht über den Preis. Dieser Bedarf an hochwertigen Produkten und Services ist auch definitiv da.

Weiteres Dauer-Innovationsthema ist die Telemetrie. Alles muss für unsere Kunden so einfach und bequem wie möglich sein. Dazu gehören Service und Wartung. Unsere Geräte helfen einerseits, das Verbraucherverhalten zu analysieren und daraus Aktionen und den Angebotsmix einer Maschine je nach Standort optimal zu gestalten. Welche Kaffee- und Kakaospezialitäten werden wo am meisten gekauft? Bestellungen für die Befüllung werden automatisch ausgelöst.

Andererseits erledigen die Geräte vieles selbst, signalisieren Wartungsbedarf etwa der Filter, reinigen sich automatisiert. Das Innovations- und Performance-Ziel: Der Kunde muss so wenig wie möglich selbst bedenken oder gar erledigen. Wir haben bundesweit ein großes Team an Servicetechnikern, die viele Anfragen oder Problemfälle bereits am Telefon erledigen können. Telesupport minimiert die Zahl der technischen Besuche vor Ort – unterstützt durch intelligente Maschinen und Software.

Sie sind seit November 2023 CEO von Kaffee Partner. Was sind Ihre persönlichen Ziele 2024? Wir setzen den begonnenen Wachstumskurs fort – alle miteinander mit Freude und Spaß daran. Das ist mir wichtig. Ich möchte zudem weiter in unseren Prozessen ankommen und z.B. Routen zusammen mit unserem Außendienst machen. So lerne ich nicht nur Kunden und Lieferpartner immer besser kennen, sondern auch unsere Teams, deren tägliche Doings, ihre Sorgen – aber auch ihre Ideen. Ich möchte verstehen, warum was wie läuft und die Menschen, die zu unserem Erfolg beitragen, gut kennen. Qualifizierte strategische Entscheidungen kann ich nur gemeinsam mit den Menschen treffen, die hier täglich und teilweise seit vielen Jahren ihren Input beisteuern. Die Fragen stellte Frauke Brodkorb-Kettenbach

PHOTO (COLOR): Jörg Baumgart steht seit Herbst 2023 an der Spitze von Kaffee Partner. © Kaffee Partner © Tim A. Brüning Solitär mit Strahlkraft in Osnabrück: der Heimatstandort von Kaffee Partner. © Kaffee Partner

Gegründet 1973 von Fritz Ost, Vermietung von Kaffeeautomaten B2B

Eigentümerwechsel 2014 übernehmen Investoren-Gruppen alle Anteile

Gesellschafter Kaffee Partner Invest GmbH

Hauptsitz Osnabrück

Geschäftsführer Jörg Baumgart (CEO), Roger Lang (CFO)

Umsatz 2022 > 100 Mio. €

Geschäftsbereiche Kaffee Partner GmbH: hochwertige, ganzheitliche Kaffee-Komplett-Lösungen für Office Coffee Service, voll- und halbautomatisch, rund 70.000 gewerbl. Kunden, Sortiment: 7 Geräte

Welltec: leitungsgebundene Wasserspender, Konzentrate, Reinigungsmittel, Zubehör

Kaffee Partner Webshop: Kaffeebohnen, Topping, Kakao, Tee, Süßes & Herzhaftes, Reinigungsmittel, Zubehör und Ausstattung

Coffeemat, i-Punkt Handelsges. mbH: Profi-Kaffeevollautomaten, Füllprodukte, Servicebetreuung, 40.000 Kunden

Beschäftigte 600, davon 300 in Osnabrück, bundesweit 150 Servicetechniker, 130 Sales Manager, 22 Auszubildende in sechs unterschiedlichen Ausbildungsberufen

Niederlassungen Steinhausen, Schweiz, Salzburg, Österreich

Auszeichnungen/Zertifikate u.a. EcoZert, Top Arbeitgeber, Top Innovator, Red Dot Design, German Brand Award, Plus X Award, German Innovation Award, TÜV-Siegel, Fairtrade, EU-Biolabel, Rainforest Alliance-Siegel

Mitgliedschaft u.a. Deutscher Kaffeeverband, BDV (Bundesverband der Deutschen Vending-Automatenwirtschaft), BVMW (Bundesverband mittelständische Wirtschaft)), VWO (Verein für Wirtschaftsförderung in Osnabrück e.V)

Der Diplom-Ökonom und Finanzexperte war ca. 16 Jahre lang für den TK-Menü- und Catering-Spezialisten Apetito in Rheine tätig. 2007 stieg er im Bereich Controlling ein, ab 2021 verantwortete Baumgart als Mitglied des Vorstandes die Finanzen der Apetito AG. Vor seiner Tätigkeit im Lebensmittelbereich arbeitete er als kaufmännischer Leiter für Thyssen-Krupp in Rumänien und Deutschland sowie als Leiter Controlling in Frankreich.

Kaffee Partner gilt als Marktführer im Bereich Vermietung/Leasing von Kaffeevollautomaten an gewerbliche Kunden. Die Gründer Michael Koch und Andreas Ost hatten für mehr Entwicklung und Expansion nach und nach mehr Anteile an Investoren verkauft. Schließlich verkauften sie vollständig. Einige Jahre haben sie im selben Haus das auf Privatkunden spezialisierte Unternehmen Coffee Perfect betrieben (geg. 1998). Heute sind die Unternehmen direkte Konkurrenten im B2B-Segment an nahegelegenen Standorten. Coffee Perfect stellte 2017 das B2C-Geschäft ein und stand 2021 wieder vor der Frage, Investoren zuzulassen oder umzustrukturieren. Die Eigentümer entschieden sich für Letzteres.

2023 erwirtschaftete Coffee Perfect laut eigenen Angaben 64 Mio. Euro Umsatz (+ 20 % und über Vor-Corona-Niveau). Segmente: 68 % Kaffeeautomaten, 25 % Wasserspender, 7 % Snackautomaten (Absatzanteil 2023: 20 %, 2022: 15 %, 2021: 11 %). Zielgruppen des neu aufgestellten Direktkonkurrenten sind Jungunternehmen, kleine und mittelständische Firmen mit mittleren Tassenmengen pro Tag. Dazu ist das Unternehmen eine Partnerschaft mit Nestlés Programm „We proudly serve Starbucks" eingegangen.

Kaffee Partner hat zuletzt das oberste Management neu aufgestellt. 2022 übernahm der frühere Apetito-Vorstandssprecher Guido Hildebrandt den CEO-Posten, wechselte dann im November 2023 planmäßig in den Beirat. Seitdem leitet die Doppelspitze Jörg Baumgart (CEO), Roger Lang (CFO) das Unternehmen gemeinsam.